Digitale Betriebsanleitung ab 2027

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Sie löst die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG ab. Für den Service klingt das nach einem fernen Datum, bis jemand die Betriebsanleitung neu aufsetzen muss und feststellt, dass "PDF auf der Website" noch keine Antwort auf die Verordnung ist. Die Verordnung erlaubt eine digitale Betriebsanleitung. Sie erlaubt sie unter Bedingungen. Diese Bedingungen stehen in der Verordnung, nicht in einem Blog. Der Blog kann nur sagen, welche Fragen Sie an den Text stellen sollten, bevor ein Projekt daraus eine vereinfachte Folie macht.

Die Verordnung ist vom 14. Juni 2023 und im Amtsblatt vom 29. Juni 2023 veröffentlicht. Einzelne Artikel zu notifizierten Stellen und zur Verwaltung gelten früher. Die Pflichten für das Inverkehrbringen der Maschine, um die es im Servicealltag geht, gelten mit dem Anwendungstermin. Wer heute eine Anleitung plant, die 2027 noch gelten soll, liest den Verordnungstext und nicht nur die Zusammenfassung.

Was "digital" nicht heißt

Digital heißt nicht, dass die Anleitung irgendwo im Intranet liegt und der Kunde sich melden soll, wenn er sie braucht. Nach den öffentlich erläuterten Pflichten zu Artikel 10 Absatz 7 muss erkennbar sein, wie der Nutzer an die digitale Fassung kommt. Der Hinweis dazu gehört auf die Maschine, auf die Verpackung oder in ein mitgeliefertes Dokument. Die Fassung muss sich herunterladen und ausdrucken lassen, damit sie auch dann da ist, wenn die Maschine keinen Netzanschluss hat oder das Netz gerade der Grund des Stillstands ist. Sie muss für die voraussichtliche Lebensdauer der Maschine erreichbar bleiben und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen.

Auf Verlangen ist eine Papierfassung vorgesehen, kostenlos. Für Maschinen, die nicht nur für den professionellen Gebrauch bestimmt sind, bleiben wesentliche Sicherheitsinformationen für die Inbetriebnahme und den sicheren Gebrauch auf Papier verlangt. Das betrifft viele Lebensmittel- und Verpackungsmaschinen nicht im ersten Satz, weil sie für den gewerblichen Betrieb gebaut sind. Es betrifft sie in dem Moment, in dem ein Gerät vernünftigerweise auch außerhalb dieses Betriebs genutzt werden könnte, oder in dem eine nationale Stelle die Grenze enger zieht. Das ist eine Frage an Ihre Dokumentation, nicht an eine Marketingseite.

Auslegungshilfen der Kommission waren zum Stand dieses Textes noch nicht das, was einen Streit entscheidet. Wer eine Frist, eine Formulierung auf dem Schild oder den genauen Umfang der Papierpflicht festlegen will, arbeitet mit dem Verordnungstext und mit der Person, die bei Ihnen die Konformität verantwortet. Ein Beitrag kann diese Person nicht ersetzen.

Die Ersatzteilzeichnung ist ein anderes Blatt

Die Explosionszeichnung hilft beim Bestellen eines Verschleißteils. Die Betriebsanleitung sagt, wie die Maschine sicher aufgestellt, betrieben und gewartet wird. Beides kann digital sein. Beides ist nicht dasselbe Dokument, und eines erfüllt nicht die Pflicht des anderen. Wer die Zeichnung online stellt und die Anleitung dafür hält, hat die Anleitung nicht bereitgestellt. Wer die Anleitung online stellt und keine Zeichnung pflegt, hat dem Service noch nicht gesagt, welche Position zu bestellen ist.

Die Verordnung ändert nichts daran, dass eine Position eine Position bleiben muss. Sie ändert den Rahmen, in dem Dokumente den Kunden erreichen. Eine digitale Anleitung, die sich nicht drucken lässt, hilft dem Monteur nicht, der an einer nassen Linie steht. Eine Zeichnung, die sich nicht über die Seriennummer öffnen lässt, hilft ihm auch nicht. Die beiden Mängel sehen ähnlich aus und haben verschiedene Ursachen. Einer ist ein Dokumentationsmangel im Sinne der Verordnung. Der andere ist ein Mangel im Ersatzteilprozess. Beide verdienen eine eigene Bearbeitung.

Was der Service daraus mitnehmen kann

Nehmen Sie den Termin ernst und die Folien leicht. 20. Januar 2027 ist ein Datum im Amtsblatt, kein Motiv für ein Projekt, das die Anleitung, den Ersatzteilkatalog und das ERP in einem Satz verspricht. Die Anleitung hat einen Verantwortlichen in der Konformität. Der Katalog hat einen Verantwortlichen im Service. Die beiden sprechen miteinander, weil der Kunde beides an derselben Maschine braucht. Sie unterschreiben nicht füreinander.

Prüfen Sie, ob der Weg zur digitalen Anleitung auf dem Gerät erkennbar ist, ob die Datei ohne Anmeldungshürde erreichbar ist, die Sie dem Kunden nie erklärt haben, und ob eine Papierfassung auf Verlangen einen Weg hat, der nicht "rufen Sie uns an und wir sehen" heißt. Prüfen Sie getrennt, ob die Explosionszeichnung der Serie auffindbar ist. Zwei Listen, zwei Ergebnisse. Was davon ein Angebot an einen Dienstleister wird und was Sie selbst ändern, ist eine Entscheidung danach, nicht vorher.

Die Verordnung ist kein Argument für einen Shop und kein Argument gegen eine Zeichnung. Sie ist ein Termin für die Anleitung und eine Erinnerung, dass digitale Dokumente Pflichten haben, die ein Link allein nicht erfüllt.

Zwei Dateien, zwei Verantwortliche

In der Praxis liegen Anleitung und Ersatzteilzeichnung oft im selben Ordner, manchmal im selben PDF, hinten als Anhang. Das ist bequem für die Auslieferung und ungenau für die Pflicht. Die Betriebsanleitung beschreibt den sicheren Gebrauch. Sie nennt Restgefahren, bestimmungsgemäße Verwendung, das, was der Bediener vor dem ersten Lauf wissen muss. Die Explosionszeichnung benennt ein Teil, das jemand bestellen will. Sie ist eine Stückliste in Bildform. Ein Anhang macht sie nicht zur Sicherheitsinformation, und eine fehlende Seite im Anhang macht die Anleitung nicht vollständig, nur weil vorn das Deckblatt stimmt.

Trennen Sie die Frage, wer welches Dokument verantwortet. Die Person, die die Konformität unterschreibt, verantwortet die Anleitung, ihre Sprache, ihre Erreichbarkeit, die Papierfassung auf Verlangen. Der Service verantwortet die Zeichnung, den Stand zur Serie, die Freigabe der Baugruppe. Die beiden können dieselbe Ablage benutzen. Sie sollten nicht dasselbe Freigabeverfahren benutzen, wenn das eine Dokument eine gesetzliche Pflicht trägt und das andere ein Bestellweg ist. Ein Fehler auf der Zeichnung ist ein falsches Teil. Ein Fehler in der Anleitung kann ein Fehler in der Konformität sein. Die Schwere ist verschieden, auch wenn beide Dateien "Dokumentation" heißen.

Was ein Link nicht leistet

Ein Link auf eine Startseite, hinter der der Kunde suchen soll, erfüllt die öffentlich erläuterte Pflicht nicht, wenn auf der Maschine nicht steht, wie er die Fassung findet. Der Hinweis ist eine Ortsangabe, keine Einladung, sich durchzusetzen. Ebenso wenig reicht ein Zugang, der ein Konto verlangt, das Sie dem Kunden nie eingerichtet haben. Die Fassung soll ankommen, auch wenn die Person vor der Maschine nicht die ist, die bei Ihnen im Kundenstamm steht. Ob Ihre konkrete Lösung das erfüllt, entscheidet der Verordnungstext zusammen mit der Person, die bei Ihnen die Konformität trägt. Ein Blog entscheidet es nicht.

Druckbarkeit ist dabei keine Höflichkeit. An der Linie ist das Netz manchmal der Grund, warum jemand die Anleitung sucht, und dann ist das Netz weg. Eine Datei, die sich speichern und drucken lässt, liegt danach im Schrank neben der Maschine, auch wenn Sie sie digital bereitgestellt haben. Die zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, und die Lebensdauer davor, sind eine Lagerfrage für Dateien: welches Blatt galt für welche Serie, und finden Sie es noch, wenn der Typ schon nicht mehr gebaut wird. Dieselbe Frage stellt sich für die Ersatzteilzeichnung. Die Antwort darf verschieden organisiert sein. Sie sollte für beide Dokumente jemand haben.

Was Sie nicht aus der Verordnung ableiten sollten

Leiten Sie keinen Shop ab. Die Verordnung spricht nicht über Preise und nicht über Warenkörbe. Leiten Sie keine Pflicht ab, jede Schraube als Position zu führen. Leiten Sie nicht ab, die Explosionszeichnung ersetze eine gedruckte Sicherheitshinweiskarte, wo Papier verlangt bleibt. Und leiten Sie aus Sekundärquellen keine Fristen ab, die der Verordnungstext so nicht trägt. Der Anwendungstermin, mit dem hier gearbeitet wird, ist der 20. Januar 2027. Wer einen anderen Tag auf einer Folie sieht, geht zum Amtsblatt zurück, bevor er einen Projektplan darauf stellt.

Der brauchbare Schritt bis dahin ist klein und konkret. Die Anleitung hat einen erreichbaren, druckbaren Weg, der auf der Maschine erklärt ist. Die Zeichnung der Serie hat einen eigenen Weg, über die Seriennummer, und sie behauptet nicht, die Anleitung zu sein. Zwei Wege, die sich nicht gegenseitig vertreten. Der Kunde an der Maschine braucht beide, an verschiedenen Tagen, aus verschiedenen Gründen.