Die Anfrage kommt als E-Mail oder CSV

Jedes Haus hat ein System, in dem Aufträge entstehen. Manche haben mehrere, und der Ersatzteilvorgang läuft durch das, das gerade offen ist. Eine direkte Verbindung von außen in dieses System klingt nach Ordnung. Sie ist ein Projekt: Felder, Rechte, Fehler, die nachts schreiben, ein Test, den niemand nach dem Go-live noch macht. Für die erste Version eines Anfragewegs ist dieses Projekt zu groß, und es löst nicht das Problem davor. Das Problem davor ist die Zeile, die noch keine Zeile ist.

Eine E-Mail mit klaren Angaben oder eine CSV-Datei mit einer Zeile pro Position lässt sich öffnen. Ein Mensch liest sie und legt den Vorgang dort an, wo Ihre Vorgänge leben. Dieser Mensch sieht, wenn die Serie nicht existiert oder die Menge unglaubwürdig ist. Eine Schnittstelle sieht das nur, wenn Sie ihr die Prüfung beigebracht haben. Die Prüfung beizubringen ist wieder das Projekt.

Was in der Datei stehen sollte

Serie, Baugruppe, Position, Teilenummer, Benennung, Menge. Dazu ein Hinweis, wenn die Teilenummer abgelöst ist, und die Adresse, an die das Angebot gehen soll. Das ist eine kleine Tabelle. Sie ist absichtlich klein. Jede weitere Spalte ist eine Vermutung über Ihr System. Vermutungen altern schlecht. Die kleine Tabelle altert weniger, weil sie die Anfrage beschreibt und nicht Ihre Bildschirmmaske.

Die Mail darf dieselbe Tabelle im Text tragen, für den, der nicht in einer Datei lesen will. Doppelte Führung, derselbe Inhalt. Was nicht in der Tabelle steht, steht auch nicht versteckt im Satzbau. Der Kunde hat die Menge gesetzt. Sie übernehmen sie nicht aus der Stückliste, nur weil die Spalte leer wäre. Eine leere Menge ist eine unvollständige Anfrage und sollte gar nicht erst ankommen.

Kodierung und Trennzeichen sind langweilig und entscheidend. Eine Datei, die ein Komma und ein Semikolon mischt, oder Umlaute zerstört, ist keine Erleichterung. Legen Sie ein Format fest und bleiben Sie dabei. Der Mensch, der die Datei übernimmt, soll nicht erst rätseln, welche Spalte die Menge ist.

Was die Datei nicht tut

Sie bucht nicht. Sie reserviert nicht. Sie schreibt keinen Preis. Sie legt keinen Kunden an, den es bei Ihnen noch nicht gibt. All das bleibt in dem System, das dafür da ist, und bei den Leuten, die es bedienen. Die Datei spart das Abtippen aus einer Erzählung. Sie spart nicht die Entscheidung.

Wer hofft, die CSV sei schon die Schnittstelle und der nächste Schritt sei nur noch "automatisch einlesen", sollte den nächsten Schritt trotzdem als eigenes Vorhaben planen. Einlesen heißt: Dubletten, Stammdaten, Nummernkreise, die bei Ihnen anders heißen als auf der Zeichnung, und ein Fehlerprotokoll, das jemand liest. Das ist berechtigte Arbeit. Sie gehört nicht in dieselbe Woche wie die erste freigegebene Baugruppe.

Der Kunde merkt von der Datei wenig

Der Kunde tippt auf die Zeichnung. Dass bei Ihnen eine Mail oder eine Datei ankommt, ist Ihr Ablauf, nicht seine Bedienung. Er muss kein Format kennen. Er muss nicht wissen, wie Ihr ERP die Position nennt. Diese Unwissenheit ist in Ordnung. Sie ist der Grund, die Übersetzung auf Ihrer Seite zu machen, einmal, in eine feste Tabelle, statt bei jeder Anfrage neu im Kopf.

Wenn die Tabelle ankommt und jemand sie in fünf Minuten übernehmen kann, ist der Weg brauchbar. Wenn die Tabelle ankommt und niemand weiß, welches Feld gemeint ist, ist das Format gescheitert, auch wenn es modern klingt. Messen Sie den Weg daran, nicht an der Abwesenheit einer Schnittstelle. Die Abwesenheit ist eine Entscheidung. Die brauchbare Zeile ist das Ergebnis.

Eine Zeile, ein Teil

Mehrere Positionen sind mehrere Zeilen, nicht ein Satz mit Kommas. Der Kunde darf in einem Vorgang das Messer, den Belag und die Dichtung anfragen. In der Datei sind das drei Zeilen mit derselben Serie und derselben Baugruppe, oder mit verschiedenen Baugruppen, wenn er an der Maschine entlanggegangen ist. Jede Zeile trägt ihre eigene Menge. Die Stücklistenmenge ist nicht die vierte Spalte, die Sie still nachziehen. Steht in der Liste "4" und der Kunde will "1", ist die Anfrage "1".

Der Hinweis auf eine abgelöste Nummer gehört in dieselbe Zeile, nicht in eine zweite Datei und nicht in den Betreff. "Abgelöst durch" plus die neue Nummer reicht. Der Innendienst sieht dann beide Schlüssel und entscheidet im Angebot, welchen er berechnet. Eine Datei, die die alte Nummer schon durch die neue ersetzt hat, ohne den Satz zu zeigen, nimmt ihm diese Entscheidung weg. Er sieht nur noch die neue Nummer und weiß nicht, was der Kunde auf dem Blatt gelesen hat.

Die Adresse für das Angebot ist eine Zeile für den ganzen Vorgang, nicht für jedes Teil neu. Name, Firma, Mail, optional die eigene Bestellnummer des Kunden, wenn er eine mitgeben will. Seine Bestellnummer ist noch keine Bestellung an Sie. Sie ist ein Kennzeichen, unter dem er Ihr Angebot wiederfindet. Verwechseln Sie das nicht mit einem Auftrag, den die Datei angelegt hätte. Angelegt ist nichts, bis ein Mensch in Ihrem System etwas anlegt.

Was der Mensch beim Übernehmen prüft

Er prüft, ob die Serie bei Ihnen existiert. Eine Ziffer zu viel, und die Zeile gehört ins Rückfragen, nicht ins Angebot. Er prüft, ob Position und Teilenummer auf diesem Blatt zusammengehören. Die Datei behauptet es, weil der Kunde auf dieser Zeichnung getippt hat. Ein stilles Überschreiben des Blatts nach dem Absenden kann die Behauptung alt machen. Deshalb bleibt der Stand, den die Anfrage gesehen hat, nachvollziehbar, auch wenn Sie das Blatt danach zurücknehmen.

Er prüft die Menge auf Plausibilität, nicht auf Gehorsam gegenüber der Stückliste. Fünfzig Messer für eine Station können richtig sein, wenn der Kunde bevorratet, und sie können ein Tippfehler sein. Im Zweifel eine kurze Rückfrage zur Menge, nicht zur Identität des Teils. Die Identität sollte die Zeile schon geklärt haben. Wenn sie das nicht hat, ist das Format oder die Zeichnung gescheitert, und die Rückfrage ist wieder die alte Beschreibung.

Er prüft nicht den Preis in der Datei, weil keiner drinsteht. Der Preis entsteht bei ihm. Das ist unbequem für den, der eine dunkle Verarbeitung in der Nacht will, und es ist der Grund, warum die erste Version tagsüber in einem Postfach ankommt. Jemand sieht sie. Jemand kann sie liegen lassen, wenn die Serie nicht stimmt, statt einen Auftrag zu erzeugen, den am Morgen niemand bestellt hat.

Das Postfach ist ein Ablauf, kein Provisorium

Legen Sie fest, wer die Mail liest und was mit der Datei geschieht, wenn diese Person nicht da ist. Ein gemeinsames Fach ist brauchbarer als die persönliche Adresse eines Sachbearbeiters, der im Urlaub ist. Die Datei selbst ändert daran nichts. Ein ungelesenes Fach ist derselbe Stillstand wie ein Zettel auf einem Schreibtisch, nur ohne den Zettel, den der Kollege im Vorbeigehen sieht.

Bewahren Sie die Datei beim Vorgang auf. Nicht als Datensicherungstheater, sondern weil der Kunde zwei Wochen später anruft und "die Anfrage von Dienstag" sagt. Die Zeile in Ihrem System und die Datei, die er abgeschickt hat, sollten dasselbe meinen. Wenn sie es nicht mehr tun, weil jemand eine Spalte umgebogen hat, suchen beide. Feste Spalten sind langweilig. Langweilig ist hier das Ziel.

Eine Schnittstelle in Ihr ERP kann derselbe Inhalt später sein. Dieselben Spalten, dieselben Prüfungen, ein Protokoll, das jemand liest, wenn eine Zeile abgewiesen wird. Der Unterschied ist der Auslöser, nicht die Nachlässigkeit. Solange die Spalten nicht sitzen, automatisiert eine Schnittstelle die Unklarheit. Sitzen sie, ist das Einlesen ein eigenes Vorhaben mit einem eigenen Test. Beides nacheinander. Nicht beides an dem Tag, an dem die erste Baugruppe freigegeben wird.