Wenn die Teilenummer abgelöst ist

Teile werden abgelöst, weil sie brechen, weil der Lieferant wechselt, weil eine Serie eine andere Geometrie braucht. Die neue Nummer ist für die Konstruktion ein Fortschritt. Für den Kunden ist sie eine Störung, wenn seine Zeichnung die alte Nummer zeigt und Ihr Lager die neue führt. Die Störung wird zur Reklamation, wenn niemand den Satz sagt, der beide Nummern verbindet.

Der Satz ist kurz. Diese Nummer ist abgelöst durch jene. Er gehört an die Position, nicht in ein Rundschreiben, das der Einkauf des Kunden abheftet und der Monteur nie sieht. Der Monteur sieht die Zeichnung. Also steht der Satz dort, in einer Farbe, die informiert und nicht warnt. Ein Alarmton für einen normalen Nachfolger ist der falsche Ton. Der Kunde hat nichts falsch gemacht. Er hat die Nummer gelesen, die auf seinem Blatt steht.

Die alte Nummer nicht löschen

Wird die alte Nummer aus der Liste gelöscht, sucht jeder, der sie noch auf einem Etikett, in einer Mail oder auf einem alten Blatt hat, ins Leere. Er schließt daraus, dass das Teil nicht mehr existiert, und sucht einen Nachbau. Das Teil existiert, unter der neuen Nummer, oder es existiert als Rest, den Sie noch liefern können. Beides setzt voraus, dass die alte Nummer irgendwo hinzeigt.

Der Verweis ist keine zweite Wahrheit. Er ist ein Pfeil. Ob Sie das alte oder das neue Teil anbieten, hängt an der Serie, am Lager und an der Frage, ob der Nachfolger mechanisch passt. Diese Frage beantwortet das Angebot. Die Zeichnung beantwortet nur, dass es einen Nachfolger gibt und wie er heißt. Ein Portal, das die alte Nummer still durch die neue ersetzt, ohne den Satz zu zeigen, bestellt am Kunden vorbei. Er sieht eine andere Nummer als die, die er getippt hat, und traut der Zeile nicht.

Welche Serie den neuen Stand schon hat

Nicht jede Maschine bekommt den Nachfolger. Ab einer Seriennummer ist er verbaut, davor nicht, und einzelne Geräte sind nachgerüstet. Die Zeichnung des einzelnen Geräts sollte den Stand zeigen, den dieses Gerät hat. Das Gerät vor der Schwelle sieht die alte Nummer, mit dem Hinweis auf den Nachfolger, falls Sie den Nachfolger auch dort anbieten. Das Gerät nach der Schwelle sieht die neue Nummer. Zwei Blätter, eine Geschichte. Ein Blatt für alle, mit einem Sternchen in der Fußnote, ist die Geschichte, die niemand liest.

Ausnahmen schreiben Sie in die Freigabe, nicht in die Erinnerung des Innendienstes. Der Innendienst wechselt. Die Freigabe bleibt. Eine Nachrüstung im Feld, die nur in einem Notizbuch steht, ist bei der nächsten Anfrage unsichtbar. Dann bieten Sie das Teil an, das das Blatt zeigt, und das Blatt weiß nichts von der Nachrüstung.

Restbestand ist eine Lagerfrage

Manchmal liegt die alte Nummer noch im Regal, und der Nachfolger hat Lieferzeit. Das ist ein guter Grund, die alte Nummer weiter anzubieten, an die Geräte, in die sie passt. Es ist kein Grund, sie auf der Zeichnung als einzig gültige Nummer zu führen, wenn die Konstruktion sie abgelöst hat. Lager und Zeichnung dürfen sich widersprechen, solange das Angebot den Widerspruch auflöst. Die Zeichnung darf den Widerspruch nicht verstecken, indem sie eine der beiden Nummern verschluckt.

Sagen Sie den Satz auf dem Blatt. Entscheiden Sie im Angebot. Heben Sie die alte Nummer auf. Das ist die ganze Disziplin, und sie ist billiger als das Paket, das zurückkommt, weil zwei Leute zwei Nummern meinten und beide sicher waren.

Wie der Satz auf dem Blatt aussehen kann

Der Satz braucht keine eigene Seite. Neben der Position steht die Nummer, die das Gerät heute trägt, und darunter oder daneben der Verweis: abgelöst durch, mit der neuen Nummer und der Benennung, falls die Benennung sich mit geändert hat. Die Position selbst bleibt. Der Kunde hat auf die Stelle gezeigt, die an seiner Maschine sitzt. Geändert hat sich der Schlüssel im Lager, nicht der Ort auf dem Blatt.

Der Ton ist der einer Auskunft. Grau reicht. Ein roter Rahmen sagt "Fehler", und einen Fehler hat der Kunde nicht gemacht. Er hat gelesen, was Sie ihm bei der Auslieferung gezeigt haben. Wenn der Nachfolger eine andere Benennung trägt, schreiben Sie beide Benennungen. "Dichtung" und "Dichtsatz" sind für den Einkauf zwei Artikel. Für den Monteur ist es oft dasselbe Loch. Der Satz verhindert, dass er den Satz für eine zweite Position hält und beides bestellt.

Mehr als ein Nachfolger kommt vor. Die Nummer A wird zu B, B wird zu C, und im Feld stehen alle drei. Eine Kette, die nur den letzten Namen nennt, lässt A ins Leere laufen. Zeigen Sie den nächsten Schritt, nicht die ganze Ahnenreihe in einem Ballon. Wer von A kommt, sieht B. Wer von B kommt, sieht C. Die Akte darf die ganze Kette kennen. Das Blatt des Geräts zeigt den Schritt, der für dieses Gerät gilt.

Was das Angebot daraus macht

Das Blatt sagt, dass es einen Nachfolger gibt. Das Angebot sagt, was Sie liefern. Das können drei verschiedene Sätze sein, und alle drei sind erlaubt, solange sie zur Serie passen.

Sie liefern den Nachfolger, weil er passt und lieferbar ist. Sie liefern den Rest der alten Nummer, weil er passt und im Regal liegt. Sie liefern keines von beiden sofort, weil der Nachfolger eine Lieferzeit hat und der Rest für diese Serie mechanisch nicht passt. Der dritte Satz ist unbequem und trotzdem besser als ein Teil, das "ungefähr" passt. Ungefähr passt ist der Satz, den der Kunde zwei Wochen später mit dem Paket zurückschickt.

Schreiben Sie in das Angebot die Nummer, die Sie berechnen, und die Nummer, die der Kunde genannt hat, wenn sie auseinanderfallen. Sonst sucht sein Einkauf die Zeile und findet sie nicht. Die Mail, die bei Ihnen ankommt, sollte beide Nummern schon tragen, plus den Hinweis, dass die eine die andere ablöst. Dann muss der Innendienst den Zusammenhang nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren. Das Gedächtnis ist gut an dem Tag, an dem derselbe Sachbearbeiter den Vorgang auch angelegt hat. Es ist schlecht an dem Tag, an dem jemand anderes die Mail öffnet.

Etikett, Lieferschein, alte Mail

Die alte Nummer lebt außerhalb Ihrer Zeichnung weiter. Sie steht auf einem Etikett am ausgebauten Teil, in einem Lieferschein von vor acht Jahren, in einer Mail, die der Kunde als Vorlage benutzt. Diese Orte können Sie nicht umschreiben. Sie können nur dafür sorgen, dass die Nummer, wenn sie bei Ihnen ankommt, einen Verweis hat.

Deshalb ist Löschen die teure Variante. Der Kunde sucht, findet nichts und schließt, das Teil gebe es nicht mehr. Der Nachbau braucht dann nur die Form. Ihre neue Nummer wäre die Antwort gewesen, wenn die alte irgendwohin gezeigt hätte. Ein Suchfeld, das die alte Nummer kennt und auf die Position führt, leistet das. Ein Suchfeld, das nur den heutigen Stamm kennt, leistet es nicht. Die Zeichnung und die Suche müssen dieselbe Auskunft geben. Zwei Auskünfte sind wieder der Anruf.

Die Disziplin gilt auch nach innen. Eine abgelöste Nummer wird nicht an ein neues, anderes Teil vergeben, weil der Nummernkreis "frei" wirkt. Frei ist sie nicht. Sie ist belegt durch jede alte Lieferung. Wer sie recycelt, macht den Verweis zur Lüge: dieselbe Zahl, zwei Teile, und der Satz "abgelöst durch" zeigt auf etwas, das die Zahl schon wieder anders meint. Neue Teile bekommen neue Nummern. Alte Nummern bleiben alte Nummern, mit einem Pfeil, bis niemand mehr danach fragt. Das dauert länger als ein Projekt. Es ist trotzdem die kürzere Liste.