Was in der Ersatzteilanfrage stehen muss

Eine Anfrage ist brauchbar, wenn ein anderer Mensch daraus ohne Rückruf einen Vorgang machen kann. Nicht ein Angebot, noch nicht einen Liefertermin, sondern einen Vorgang mit dem richtigen Teil. Dafür gibt es eine kurze Liste. Sie ist nicht originell. Sie wird trotzdem in einem großen Teil der Mails nicht erfüllt.

Gebraucht werden die Seriennummer der Maschine, der Name der Baugruppe, die Position auf der Zeichnung, die Teilenummer, die Benennung und die Menge, die der Kunde haben will. Fehlt die Seriennummer, wissen Sie nicht, welcher Zeichnungsstand gilt. Fehlt die Position, wissen Sie nicht, welche Zeile der Stückliste gemeint ist. Fehlt die Menge, setzen Sie die Stücklistenmenge ein und liegen daneben. Fehlt die Teilenummer, aber Position und Serie stimmen, können Sie die Nummer nachschlagen. Fehlt alles außer einem Foto, fängt die Arbeit von vorn an.

Die Menge ist eine Aussage des Kunden

In der Stückliste steht, wie das Teil in der Baugruppe vorkommt. Zwei Beläge, vier Heizpatronen, ein Messer. Das ist die verbaute Menge, nicht die Bestellung. Der Kunde tauscht einen Belag und lässt den zweiten bis zum nächsten Stillstand. Wer die Stückliste als Bestellvorschlag ausgibt, ohne die Menge zu fragen, erzeugt Lager beim Kunden oder eine Reklamation.

Die Anfrage soll die Menge deshalb als eigene Zahl führen. Eins ist ein gültiger Wert. Die Stückliste bleibt sichtbar, damit der Kunde sieht, dass es zwei gibt, und selbst entscheidet. Diese Entscheidung gehört ihm. Sie gehört nicht in einen stillen Default.

Was nicht in die erste Zeile gehört

Preis und Lieferzeit stehen nicht in der Anfrage, die der Kunde abschickt. Sie stehen im Angebot, das Sie daraus machen. Ein Portal, das Preise erfindet oder einen Warenkorb mit Kasse anbietet, verspricht einen Shop. Ein Shop ist ein anderes Geschäft: Zahlung, Bestand, Retoure, Steuer. Viele Maschinenbauer wollen das für das Ersatzteil nicht, jedenfalls nicht als erstes. Sie wollen die Anfrage, und sie wollen sie vollständig.

Auch die Dringlichkeit ist kein Feld, das die Teilenummer ersetzt. "Maschine steht" erklärt, wie schnell jemand arbeiten soll. Es erklärt nicht, welches Teil fehlt. Beides kann in demselben Vorgang stehen. Nur das zweite bestimmt, was kommissioniert wird.

Freitext ist erlaubt für das, was die Zeile nicht trägt. Die Schicht, die Ansprechperson, der Wunsch, dass das Teil an ein anderes Werk geht. Freitext ist ein schlechter Ort für die Teilenummer, weil niemand ihn zuverlässig ausliest. Was sich in Felder fassen lässt, gehört in Felder. Was übrig bleibt, darf ein Satz sein.

Die abgelöste Nummer bleibt lesbar

Steht in der Zeile eine Teilenummer, die Sie abgelöst haben, muss die Anfrage das aushalten. Der Kunde hat die alte Nummer auf der Zeichnung seiner Maschine gesehen, und diese Zeichnung ist für seine Serie richtig. Der Nachfolger steht daneben, als Hinweis, nicht als Fehlermeldung in einer Warnfarbe. Ob Sie das alte oder das neue Teil anbieten, entscheiden Sie im Angebot, anhand der Serie und des Lagers. Die Anfrage hat ihren Teil getan, wenn beide Nummern genannt sind und niemand so tut, als sei die alte ein Tippfehler.

Eine Anfrage ohne diese Klarheit erzeugt die klassische Schleife. Sie bieten den Nachfolger an. Der Kunde sagt, auf seiner Zeichnung stehe etwas anderes. Sie erklären die Serie. Er fragt, ob das passt. Zwei Tage, ein Teil. Die Zeichnung hätte den Satz schon enthalten.

Eine Zeile, die das Lager lesen kann

Am Ende liegt eine Zeile vor: Serie, Baugruppe, Position, Teilenummer, Benennung, Menge. Dazu der Hinweis, falls die Nummer abgelöst ist. Das kann eine Mail sein oder eine CSV-Datei, die jemand in das bestehende System übernimmt. Es muss keine Schnittstelle sein. Die Schnittstelle ist ein eigenes Projekt mit eigenen Fehlern. Die Zeile ist das, was vorher gefehlt hat.

Prüfen Sie eine eingehende Anfrage daran, nicht am Tonfall. Eine höfliche Mail ohne Position ist unvollständig. Eine knappe Zeile mit den sechs Angaben ist fertig zur Bearbeitung. Der Unterschied ist nicht die Freundlichkeit. Er ist, ob noch jemand raten muss.

Mehrere Positionen, ein Vorgang

Selten fehlt nur ein Teil. Eine Siegelstation, die gestreift hat, braucht vielleicht Belag und Messer, oder der Monteur tauscht gleich die Patrone mit, weil er die Station schon offen hat. Die Anfrage darf mehrere Zeilen haben. Jede Zeile trägt ihre eigene Position und ihre eigene Menge. Ein Sammelfeld "diverse Verschleißteile" ist wieder eine Beschreibung.

Die Reihenfolge der Zeilen ist egal. Die Vollständigkeit jeder Zeile nicht. Eine Zeile mit Menge und ohne Position lässt sich nicht retten, indem die anderen Zeilen stimmen. Sie bleibt eine Rückfrage inmitten eines sonst brauchbaren Vorgangs. Besser ist, die unvollständige Zeile gar nicht erst abzuschicken und dem Kunden zu zeigen, was noch fehlt. Das ist eine kleine Sperre und sie verhindert die Mail, die Sie sonst schreiben würden.

Wer die Zeile liest

Die Zeile lesen verschiedene Leute. Der Innendienst prüft die Serie. Die Arbeitsvorbereitung oder das Lager sucht die Teilenummer. Jemand im Vertrieb macht das Angebot. Wenn die Zeile nur in einem Fließtext steckt, baut jeder seine eigene Abschrift, und die Abschriften driften auseinander. Eine Mail mit klaren Feldern oder eine CSV mit einer Zeile pro Position lässt sich weitergeben, ohne dass jemand neu tippt.

CSV ist kein technisches Ideal. Es ist ein Format, das Tabellenkalkulation und die meisten Warenwirtschaften öffnen können, ohne ein Projekt. Die Spalten sollten stabil sein: Serie, Baugruppe, Position, Teilenummer, Benennung, Menge, und eine Spalte für den Hinweis auf eine abgelöste Nummer. Was Sie später in Ihr System übernehmen, übernehmen Sie aus diesen Spalten. Was Sie nicht übernehmen wollen, lassen Sie draußen. Eine Spalte "Preis" in der Anfrage des Kunden wäre so ein Feld. Den Preis setzen Sie.

Der Kunde muss die Spalten nicht sehen. Er sieht die Zeichnung, die Position und ein Mengenfeld. Die Spalten entstehen daraus. Das ist der Sinn der Übung: die Struktur entsteht beim Tippen auf die Zeichnung, nicht beim Abtippen einer Mail.